Werkgevers en werknemers: hoe zit dat met portretrecht?
Regelmatig krijg ik de vraag van opdrachtgevers: ‘Mogen wij de foto’s die je maakt zomaar gebruiken of publiceren?’ Een hele terechte vraag! Het antwoord is nee, foto’s waar personen herkenbaar op beeld staan mogen niet zomaar gepubliceerd worden. Er is echter geen reden voor paniek. In deze blog geef ik meer informatie over dit onderwerp zodat je in het vervolg weet welke stappen je kunt nemen om de gewenste toestemming te krijgen.
Hoe zit dat met portretrecht?
Ieder mens heeft portretrecht. Dit betekent dat een foto waar je duidelijk en herkenbaar op staat niet zomaar zonder jouw toestemming gepubliceerd mag worden. Jouw werkgever heeft eerst jouw toestemming nodig. Bij foto’s waar je vaag en onherkenbaar op staat, kan je je niet op het portretrecht beroepen. Jouw werkgever mag die foto gebruiken zonder jouw toestemming.
Conclusie: als opdrachtgever of werkgever heb je toestemming nodig van de geportretteerde wanneer de persoon herkenbaar op de foto staat. De geportretteerde kan deze toestemming dus ook weigeren. Een persoon heeft zijn eigen persoonlijke redenen waarom hij of zij geen toestemming wilt geven voor publicatie. Het kan zijn dat mensen onzeker zijn over hun uiterlijk, (online) in de anonimiteit willen leven of wellicht op zoek zijn naar een andere baan. Respecteer deze keuze ook vooral.
De komst van de AVG
Door de komst van de AVG is een portretfoto een (bijzonder) persoonsgegeven geworden. Dat betekent dat er een aantal zaken veranderen. Voor het maken en publiceren van een portretfoto heb je nu een grondslag en een gerechtvaardigd doel nodig. Zonder deze twee zaken mag je (bijzondere) persoonsgegevens, dus ook portretten, niet zomaar verwerken of openbaar maken. Voor portretten die ik in opdracht maak van de geportretteerde heb ik geen aparte toestemming nodig. Ik heb een overeenkomst met de geportretteerde en het maken, opslaan en leveren van de portretfoto is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Ga ik deze foto’s vervolgens gebruiken voor mijn portfolio of commerciële activiteiten, dan heb ik wél de juiste toestemming nodig. Het is namelijk maar zeer de vraag of voor deze bedrijfsactiviteit mijn bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de privacybelangen van de geportretteerde.
Wanneer ik een portret van een persoon in opdracht maak van een opdrachtgever, dan is er toestemming nodig van de geportretteerde. De grondslag van de overeenkomst is hier niet van toepassing, want ik hebt geen directe overeenkomst met de geportretteerde, maar met jou, mijn opdrachtgever.
Wat kan je doen om toestemming te krijgen?
Quitclaim
Hoe regelt je de toestemming? Dit kan je regelen door middel van een quit claim. Een quit claim is niets minder dan een formulier waarin alle afspraken zijn vastgelegd. De werknemer tekent het formulier en geeft zijn werkgever daarmee toestemming om de foto te gebruiken. Een quit claim is gemakkelijk zelf op te stellen. Op internet staan genoeg voorbeelden. Je kunt ook de fotograaf vragen om een quit claim op te stellen en om die door iedereen te laten tekenen. De fotograaf zal hiervoor kosten rekenen, omdat het een extra dienstverlening is.
Zet het in de voorwaarden
Als je een evenement organiseert en er een fotograaf laat rondlopen, dan moet je iedereen persoonlijk om toestemming vragen als je de foto’s wilt publiceren. Dat is natuurlijk niet te doen. De oplossing? Zet het in de voorwaarden! Als men een kaartje koopt voor het evenement, dan gaat men akkoord met het feit dat jij, de organisator, foto’s mag publiceren waar personen herkenbaar op beeld staan. Als werkgever kan je dit ook doen, omdat je bijvoorbeeld een duidelijke huisstijl wilt hanteren, wat ook geldt voor portretfoto’s van de werknemers.
Kies voor een persoonlijke benadering
Door jouw medewerkers persoonlijk te benaderen, omdat die persoon de doelstellingen van het bedrijf zo goed kent, dan komt dat over als een mooi compliment! Natuurlijk wil iedereen graag een compliment ontvangen. Het werkt als een extra stimulans waardoor mensen sneller bereid zijn om mee te werken.
Om het werk makkelijker te maken…
Kies een fotograaf met ervaring
Een fotograaf met ervaring weet wat ie moet doen om mensen op hun gemak te stellen. Niet iedereen zal meteen als Doutzen Kroes voor de camera verschijnen en dat is ook niet nodig. Een persoon die zichzelf kan zijn voor de camera is al hartstikke mooi. Wanneer een persoon zichzelf kan zijn voor de camera zal je het mooiste resultaat behalen. Persoonlijk maak ik altijd een praatje met mensen en toon ik oprecht interesse. Het haalt de spanning weg. Zo wordt dit een prettige ervaring voor de geportretteerde en die zal de volgende keer opnieuw ‘ja’ zeggen bij een vergelijkbaar verzoek.
Breng men op de hoogte
Regelmatig kom ik op een locatie aan waar ik moet fotograferen om er vervolgens achter te komen dat er niemand op de hoogte is gebracht. Het management is het vergeten door te geven. Dat kan gebeuren, maar het is wel ontzettend vervelend. Zowel voor mij, maar ook voor de mensen die straks op de foto moeten. Niet iedereen staat te springen om op de foto te gaan, dus als men zich er mentaal op kan voorbereiden scheelt dat een hoop. Het scheelt ook een hoop tijd, omdat de geportretteerde misschien lange tijd op het toilet doorbrengen om zich nog ‘even’ op te knappen. 🙂
De fotograaf neemt het voortouw
Als ik een ruimte binnen loop waar ik moet fotograferen, dan kondig ik mijzelf altijd even aan om er zeker van te zijn dat na het fotograferen iedereen tevreden is. Tijdens het aankondigen vertel ik de aanwezigen dat er foto’s gemaakt zullen worden. Als er iemand niet op de foto wil, dan vraag ik die persoon om voor eventjes de ruimte te verlaten of ik houd er rekening mee tijdens het fotograferen. Dit kan ook een spreker zijn die aan het begin van een congres een mededeling doet als je niet zeker weet of de voorwaarden qua fotografie gedekt zijn.
Dit zijn enkele stappen die je kunt nemen om de gewenste toestemming te krijgen en bestaat uit een opsomming van persoonlijke ervaringen tijdens opdrachten. Aan dit artikel kunnen geen rechten ontleend worden. Nu weet je meer over het portretrecht en hoe je het portretrecht kunt regelen.
