Tips voor de mooiste foto’s tijdens een onvergetelijk evenement

Dit artikel is geschreven vanuit mijn oogpunt; het oogpunt van de fotograaf. Ik heb al heel wat evenementen gezien als fotograaf. Ook evenementen waarbij ik graag bezoeker had willen zijn, omdat het zo’n geweldige dag was. Ik heb een aantal kleine tips opgeschreven waardoor het evenement nóg lang in gedachten blijft bij jouw bezoekers en waardoor je een unieke en fantastische sfeerreportage krijgt; jouw uitnodiging voor een volgende editie.

Voorkom schaduwen onder de ogen

Zorg voor neutraal licht op de sprekers. Regelmatig zie ik het misgaan wanneer een spreker op het podium staat. Het licht komt te ver van boven en dat zorgt voor donkere schaduwen onder de ogen van de sprekers. Daar valt als fotograaf zijnde weinig aan te doen, omdat flitsen niet altijd de mogelijk is. De mensen van de techniek kunnen de oplossing bieden.

Ga je voor het eerst de evenementenlocatie bezoeken? Vraag dan of de lichtopstelling tijdens het bezoek aangezet kan worden. Dan kan je met eigen ogen zien hoe het licht zal vallen op de sprekers. Is het niet goed, dan kan het in de meeste gevallen worden aangepast. Je betaalt namelijk al genoeg geld bij het huren van een geschikte locatie voor jouw evenement. Dan zou het zonde zijn als het eruit zal zien als een horrorshow in plaats van een inspirerend evenement.

Voorkom overcapaciteit en lege stoelen

Het is natuurlijk geweldig om achteraf foto’s te zien waarop het lijkt alsof er 500 mensen in de zaal zitten, terwijl er in wezen 250 mensen zitten. Optisch is het mogelijk, afhankelijk van de juiste lens. Dan is het ontzettend zonde als er lege stoelen tussen het publiek zitten, want daar kan je optisch weinig aan doen. Dit kan voorkomen worden door de bezoekers zover mogelijk naar voren te begeleiden. Men gaat uit zichzelf liever niet als eerste vooraan zitten wat uiteindelijk resulteert in lege stoelen. Dit zijn uiteindelijk de rijen stoelen die je het vaakst terug ziet op de foto. Men heeft nu eenmaal een klein duwtje in de rug nodig, iets waar 1 á 2 begeleiders het verschil kunnen maken.

Voorkom ook overcapaciteit! Het is goed om groot te denken, maar denk niet té groot. Verwacht je 300 kaarten te verkopen en heb je een zaal gehuurd waar ruim 1100 man in kan? Dan wordt het gegarandeerd een zooitje. Er is simpelweg teveel keus voor de mensen om uit te kiezen. Is er een groot aantal stoelen leeg, dan creéert dat een vals beeld bij de kijker achteraf. ‘Zo druk is het niet, dan is het toch niet zo’n interessant evenement geweest’.

Special effects

Je wil de mensen niet alleen inspireren of informeren. Je wil ook dat men zich het evenement nog lang zal heugen door bijvoorbeeld het toevoegen van special effects . Dit kan een lichtshow zijn, confetti of co2 geisers. Vergeet niet om hier aandacht aan te besteden.

Energie breaks

Evenementen worden vaak gegeven in een donkere omgeving terwijl men luistert naar de sprekers. Hoe interessant het onderwerp ook mag zijn, als je slaap hebt kan je dat moeilijk tegenhouden. Een simpele, korte energiebreak of spetterende opkomst van een spreker kan die plotselinge moeheid doorbreken. Dit hoeft niet lang te duren, maar het houdt wel het energieniveau hoog. Organiseer een dance off waarbij bezoekers mogen bewegen, laat een lekker dancenummer horen tijdens de opkomst, organiseer een battle tussen sprekers en let op die special effects. Dit kunnen de prikkels zijn die jouw bezoekers wakker én geïnteresseerd houden, de gehele dag lang.

Bij de Startende Tandarts weten ze maar al te goed hoe ze dat moeten doen! Een korte zangles, een gymsessie of een ademhalingsoefening kan de energie en interesse bij de bezoekers weer terugbrengen.

Zangles als energizer.

Kan jij het einde bereiken?

Vergeet de pauze niet

Een pauze om te rusten? Alles behalve! Het energieniveau van het publiek komt in de pauze opnieuw op een hoogtepunt te staan. Even de zaal uit, het licht in, lekker praten met collega’s of medebezoekers. De pauze is de perfecte plek voor kleine activiteiten. Heb je bijvoorbeeld sponsoren of partners? Dan kan je jouw sponsoren uitnodigen op het evenement om hun producten te laten zien. Men kan, wanneer geïnteresseerd, een praatje maken met een van jouw sponsoren en kennismaken het hun product. Het mooiste is natuurlijk als men het product kan uitproberen. Weer even die hersenen laten draaien. Denk aan een VR experience, een photobooth met props, zelfs een rodeostier is mogelijk! Heb je al gedacht aan live muziek? Iets wat de hersenen prikkelt en aansluit bij de doelgroep.

Wees niet bang om verder te gaan

Vaak stopt een gemiddeld evenement dat overdag wordt gegeven rond 17:00u nadat het om 09:00u begonnen is. Daar houdt het vaak op. Hartstikke logisch, want je hebt er een volledige werkdag opzitten. Wees echter niet bang om ook na het evenement nog iets te organiseren zoals een diner of rondvaart over de grachten. Het formele gedeelte is achter de rug en nu kan men opnieuw volledig ontspannen. Door verder te gaan waar het ophoudt creëert je extra positieve herinneringen bij uw bezoekers en dat mag ook zeker niet vergeten worden.

Dit zijn een aantal tips waardoor je jouw evenement naar een hoger niveau kunt tillen. Uiteindelijk gaat het om de ervaring die jouw bezoeker krijgt en hoelang dat bij de bezoeker blijft hangen. Doordat we van tevoren goed contact hebben weet ik alle ins & outs van jouw evenement waardoor ik dit allemaal kan vastleggen. De sprekers en bezoekers met een lach, de special effects, activiteiten tijdens de pauze etc. etc.

Ook gebruik maken van mijn diensten?

Fotograaf gezocht voor jouw congres, evenement of bedrijfsfeest? Vraag een gratis kennismakingsgesprek aan of stuur een mailtje. Dan kunnen we hopelijk snel samenwerken!